Cahier des charges : Modèle de document

Modèle de Cahier des charges

Que contient un cahier des charges fonctionnel ?

Je vous propose de parcourir avec moi un modèle générique, qui se décompose en 4 grandes parties.

  1. Préciser l’équipe de rédaction et la gestion des versions
  2. Cadrage
  3. Expression détaillée du besoin
  4. Livrables

Excusez-moi par avance si nous allons trop rapidement, mais le but ici est de parcourir avec vous l’ensemble du document, et ce document sera ensuite mis à votre disposition. Et donc vous pourrez l’explorer vous-même.

Première partie : équipe de rédaction et gestion des versions

La première partie du cahier des charges spécifie l’équipe de rédaction du document et la gestion des versions.

Le cahier des charges est un document évolutif et sur lequel interviennent de nombreux acteurs, il faut donc préciser :

  • Les auteurs de ce cahier des charges qui constituent le groupe d’expression du besoin dont nous avons parlé précédemment
  • Il faut aussi préciser l’historique des modifications et révisions du document. Sur la version “fichier” du document, il est très pratique d’activer le suivi des modifications : comme cela on distingue facilement les évolutions d’une version à l’autre.
  • Enfin l’aspect contractuel impose des validations par le commanditaire après chaque mise à jour. On pourra ainsi recueillir ces validations en ajoutant une colonne dédiée aux commentaires et éventuelles réserves
Deuxième partie : le cadrage
La partie du cadrage débute par un récapitulatif de la demande, des projets dont on peut récupérer l’expérience et de ce que l’on connaît sur ce qui fonctionne .. ou pasLe cadrage se prolonge par un tour d’horizon des attendus du projet : les différents livrables, le périmètre qui sépare ce qui est modifiable par le projet et ce qui ne l’est pas en allant jusqu'aux contraintes qui sont imposées
Troisième partie : La définition du besoin

La séquence qui suit est la plus longue du cahier des charges : c’est l’expression détaillée du besoin que nous avons décrite précédemment elle se déroule en 3 temps.

  • L’inventaires des phases du cycle de vie et de l’environnement du système
  • La liste des fonctions/services attendus dans chaque cas
  • .. et la caractérisation de chaque fonction avec son importance
Quatrième partie : la définition du budget et des délais de livraison
Enfin le cahier des charges fonctionnel se conclut sur le recueil des informations complémentaires), notamment ce qui concerne les échéances impératives et de budget. Celles-ci ne sont pas “naturellement” traitées dans les fonctions, il faut donc parfois penser à les spécifier à la fin du document. Attention toutefois : il ne s’agit pas de faire la planification ou de déterminer le budget du projet, mais uniquement d’exprimer le besoin !
Conseils

Je viens de vous présenter ce que, selon moi, doit contenir un cahier des charges fonctionnel, mais si c’est un guide sur le contenu, il n’existe en réalité pas de modèle unique : au contraire, il faut savoir s’adapter, par exemple selon les métiers.

Pour moi ce qui compte même s’il y a une variété de manières de faire c’est de garder au cahier des charges sa vocation centrale : explorer et formaliser le besoin de manière exhaustive pour permettre ensuite au projet de démarrer dans les meilleures conditions possibles.

Si vous devez rédiger un cahier des charges quelques derniers conseils :

Il y a des erreurs à éviter, par exemple il ne faut pas utiliser le cahier des charges pour développer des éléments qui ont leur place ailleurs, dans les autres documents que sont la charte de projet et le plan de projet. Par exemple, si vous avez une analyse SWOT à conduire avant de commencer le projet, c’est très utile, mais c’est dans la charte de projet qu’elle a sa place.

Grâce au cahier des charges, vos interlocuteurs vont bien comprendre les objectifs du projet. S’ils pensent que vous vous trompez ou que vous oubliez un aspect, ils pourront vous le dire.

Les lecteurs du cahier des charges seront aussi en position d’estimer la charge de travail réelle, et le coût pour réaliser chaque fonction. Il y a une règle d’or : soyez le plus précis possible dans votre expression du besoin. Ne partez jamais du principe que des besoins “vont de soi” ou sont “sous-entendus”. Un cahier des charges doit être exhaustif et ne rien oublier, sinon les conséquences peuvent être graves pendant le projet.

N’oubliez pas qu’il s’agit de préciser le besoin, mais ce n’est pas à vous de décider des solutions techniques. Au contraire : la meilleure chose à faire c’est de laisser de la marge de manœuvre dans la réalisation aux fournisseurs afin de leur imposer une obligation de résultat. Ce sera donc à eux d’être les plus efficaces possibles

Sujets de réflexion

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Cahier des charges : comment le rédiger

Cahier des charges : Rédiger

Le responsable de l’élaboration du cahier des charges est la plupart du temps le chef de projet.
Comment doit-il procéder ? Quelles sont les étapes ? Voici les 4 étapes de travail.

Prendre connaissance des informations

Dans un premier temps, le chef de projet prend connaissance des documents existants (typiquement la charte de projet). Cela lui permet, pour démarrer, d’assimiler rapidement l’ensemble des informations déjà disponibles sur le sujet.
Le plus important à ce stade est d'identifier toutes les parties prenantes du projet.


Il y a trois grandes catégories de parties prenantes :

  1. Ceux qui sont les initiateurs du projet : ce sont eux qui payent, et donc ils ont souvent le dernier mot, ils ont le pouvoir de démarrer mais aussi d’arrêter le projet : on parle de Client, maître d’ouvrage, financeur et la terminologie la plus générale est celle que j’utilise ici : je parle de commanditaire.
  2. Deuxième catégorie : le chef de projet doit reconnaître et parfois recruter lui-même les membres son équipe. Elle peut être constituée de collaborateurs affectés sur le projet (à temps plein ou en partie), mais également de prestataires ou de consultants
  3. La dernière catégorie de parties prenantes est à la fois la plus importante et la plus délicate à impliquer : on peut les définir par la négative “ni équipe-projet, ni commanditaire” ce sont les utilisateurs finaux du livrable, la population-cible dans un projet de développement, mais aussi des acteurs indirects comme par exemple la personne qui sera chargée de la réparation ou de la maintenance du livrable. Ou bien se sont des des acteurs qui sont opposés au projet. Si l’on prend l’exemple d’un projet routier, il s’agirait des habitants riverains qu’il va falloir expulser pour construire la route. Alors je vous le concède : on ne va pas nécessairement inviter un opposant acharné dans le groupe d’expression du besoin, mais il faut penser à diversifier au maximum les participants.
Constitution de l'équipe de rédaction

Après ce premier tour et dans un deuxième temps, le chef de projet va constituer le groupe qui va rédiger avec lui le cahier des charges

pour cela :

  • sur le besoin : il fait une recherche d’antériorité y-a t-il eu des enquêtes, un recueil du besoin sur des sujets proches ? si ou bien entendu, il faut s’appuyer sur cet existant
  • sur la manière de mener le projet : Il cherche les projets similaires. Existe t-il en ce moment des projets comparables ? Ou des projets passés et dans ce cas a t-on des retours d'expériences, des post-mortem ? Peut-on accéder à la documentation du projet, rencontrer les anciens membres de l’équipe ?

A partir de tous ces éléments, il doit constituer un groupe de travail efficace et représentatif. La mission de ce groupe de travail est de formaliser l'expression de besoin en rédigeant le cahier des charges.

  • En constituant ce groupe, son but est d’avoir une approche à la fois diversifiée (opinions et éclairage variés sur le sujet)
  • .. et en profondeur. Il peut également recruter dans le groupe d’expression du besoin des personnes-ressources qui ne sont pas partie prenantes au projet : par exemple des experts.
Animer le groupe d’expression du besoin

Comment piloter le groupe d’expression du besoin ? Vous vous souvenez des trois étapes de l’élaboration du cahier des charges ? :

  • Il faut définir le périmètre du projet
  • Suivre le cycle de vie et identifier les cas d’utilisation
  • ... et enfin lister les fonctions attendues, les caractériser et les prioriser

 

Pour cela il va assumer le rôle d’animateur :

  • Planifier les rencontres qui mobilisent des acteurs de différents métiers, différents services. Pour animer les réunions, il va devoir trouver les méthodes et les outils de travail adaptés
  • Clarifier les rôles : qui contribue, qui va décider ou trancher en cas de désaccord
Rédaction d’une première version du cahier des charges

À partir du travail du groupe d’expression du besoin et dans un troisième temps, le chef de projet rédige une première version du cahier des charges. Cette version est relue avec les acteurs, elle est affinée, amendée et on publie des versions améliorées successives

Dans cette rédaction du cahier des charges, l’erreur la plus courante et la plus grave est d’oublier des fonctions. C’est souvent ce qui arrive quand on fait l’impasse sur de cas d’utilisation cela conduit à omettre des fonctions dont on s'aperçoit trop tard qu’elles étaient importantes.

Alors le problème c’est : si l’étude du besoin a été exhaustive, des fonctions on peut en avoir beaucoup. Mais il ne faut pas oublier qu’elles doivent être priorisées, donc on est exhaustif, on n’oublie rien, mais on sait ce qui est indispensable, le qui est important et ce qui l’est moins.

Le but est de lister les attendus, (tous les attendus matériels et immatériels) mais aussi les tous les paramètres, les contraintes pour réaliser le projet.

Soumettre le cahier des charges à validation

Lorsque le cahier des charges est satisfaisant, vient un quatrième temps : celui où le chef de projet soumet le cahier des charges à la validation officielle du commanditaire. A ce stade, il peut y avoir encore des demandes de clarification : du côté du commanditaire (qui souvent va ajouter ou préciser ses besoins) mais aussi du côté du chef de projet, qui en contrepartie va demander des moyens accrus, notamment plus de budget et plus de collaborateurs.

Et là une étape importante est franchie : une fois que le cahier des charges est validé, on passe à l’action suivante, qui est le début de la réalisation du projet.

Alors attention, on pourrait penser que pendant la réalisation du projet, le cahier des charges est figé puisqu'il a été signé, dans la réalité et dans la plupart des cas il n’en est rien. Un projet est toujours un saut dans l’inconnu et donc il faut s’attendre découvrir en route des imprévus donc à des évolutions et des renégociations du cahier des charges.

En conséquence par la suite le cahier des charges pourra évoluer et parfois on assiste à une remise en question plus radicale avec une redéfinition du périmètre du projet ou de son budget, voire un arrêt anticipé du projet.

L’expression du besoin est le cœur du cahier des charges, dont nous allons maintenant découvrir l’organisation.

Pour approfondir

Nous avons suivi ensemble les 4 étapes du travail permettant de développer un cahier des charges

Voici quelques thèmes de discussion sur cette partie :

  • Quelles sont les erreurs “naturelles” quand on constitue un groupe d’expression du besoin ?
  • Que se passe t-il lorsque l’on oublie une phase du cycle de vie dans l’expression du besoin, donnez des exemples ou des expériences vécues
  • Imposer des solutions techniques, pourquoi faut-il l’éviter ?

Échanges sur les thèmes proposés

  • Quelles sont les erreurs “naturelles” quand on constitue un groupe d’expression du besoin ?
  • Que se passe t-il lorsque l’on oublie une phase du cycle de vie dans l’expression du besoin, donnez des exemples ou des expériences vécues
  • Imposer des solutions techniques dès le cahier des charges fonctionnel, pourquoi faut-il l’éviter ?

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Cahier des charges : Expression du besoin

Cahier des charges : Expression du besoin

Votre exercice d'application

Rédigez la partie “expression du besoin” du cahier des charges d’un stylo : Il s’agit donc pour vous de décrire les éléments suivants :

  • Phases du cycle de vie et environnement
    • Listez les phases du cycle de vie d’un stylo
    • Pour la phase "utilisation", réalisez un schéma avec les éléments d’environnement du stylo
  • Fonctions/services attendus pour la situation de vie « utilisation »
    • Quelles fonctions le stylo doit-il assurer ?

Après avoir commencé à répondre à ces questions, vous pouvez regarder mon Exemple d’étude du besoin : le stylo. Pour l’établir, j’ai repris le modèle de cahier des charges en développant uniquement la partie «Expression détaillée du besoin» : voici le résultat

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Rédiger un cahier des charges fonctionnel c’est exprimer et formaliser le besoin. Et cela est beaucoup moins simple que l’on pourrait le croire.

Pourquoi recueillir le besoin s’avère-t-il être une tâche délicate ? Il y a des besoins qui paraissent si évidents qu’ils sont annoncés tout de suite : ce sont des exigences incontournables. Avec ces premières exigences, le défi c’est d’être capable de bien les analyser. Mais elles sont tellement évidentes, manifestes qu’on ne risque pas de les oublier.

Les parties du cahier des charges que l’on oublie

Et puis il y les parties du cahier des charges que l’on oublie :

Soit parce ce sont des situations rares (par exemple des cas de fonctionnement exceptionnel, pour un logiciel le redémarrage après une coupure de courant)
soit parce qu’on ne travaille pas avec la bonne personne par exemple pour développer un véhicule de tourisme c’est important d’interroger les futurs conducteur de cette voiture pour connaître leurs attentes, mais oublier le mécanicien qui doit ouvrir le capot pour l’entretenir là c’est une très grave erreur.


Alors comment faire ? je vais vous présenter les étapes essentielles avec leurs outils.

  • premièrement, il faut définir le périmètre du projet
  • deuxièmement, suivre le cycle de vie et identifier les cas d’utilisation
  • troisièmement : lister les fonctions attendues et les caractériser
1ère étape : Définir le périmètre du projet

Premièrement, il faut définir le périmètre du projet : souvent on se focalise sur un livrable, typiquement la composante matérielle attendue par exemple, un nouveau site internet, mais on oublie qu’il y a d’autres livrables tout aussi importants comme celui d’impliquer et de former les utilisateurs. Une formation peut donc être considérée comme un livrable.

Donc il est important de clarifier ce qui est dans le projet et ce qui est assuré par d’autres acteurs. Attention, même quand une partie du livrable est déléguée à un autre acteur, cela ne veut pas dire que l’on doit l’ignorer.

Par exemple si on développe un logiciel en confiant la formation des utilisateurs à un prestataire, peut-être que l’on ne doit pas prévoir la formation des utilisateurs, mais il faut tout de même s’assurer de travailler avec le prestataire pour qu’il puisse lui-même mettre au point la formation et s’assurer de son bon déroulement.

2ème étape : identifier les cas d’utilisation

Deuxièmement, on doit réaliser l’inventaire de toutes les phases du cycle de vie de chaque livrable. Pour cela comment faire ? C’est simple on “se met à la place” du livrable.

Imaginons par exemple si vous concevez un stylo. Pour trouver son cycle de vie, il faut imaginer que vous êtes un stylo.

L’équivalent du cycle de vie pour un logiciel c’est le cas d’utilisation ou “use case”. Par exemple l’inscription à une newsletter sur un site web. Dans ce cas, on a une séquence d’événements.

  • le client tape une recherche dans Google
  • il ouvre le site web sur son navigateur
  • il trouve la proposition “abonnez-vous pour recevoir des réductions”
  • il s’identifie en rentrant son mail
3ème étape : lister les fonctions attendues

Troisièmement, à partir de ces informations, on fait la liste des fonctions attendues
Une bonne manière de procéder pour mettre en situation un cycle de vie est de dessiner en groupe un diagramme comme celui ci

  • d’abord on précise le nom du livrable et la situation étudiée, par exemple un stylo lorsqu’il est utilisé en classe
  • ensuite on place autour les éléments de l’environnement. Ici on pense de suite à la main de l’écolier et au papier, mais dans cette situation, on peut aussi remarquer que le stylo est souvent posé sur la table ... et en observant bien une des personnes du groupe de travail pourra ajouter que les écoliers mordillent souvent leur stylo et donc que la bouche de l’écolier est un élément de l’environnement
  • finalement, le groupe fait la liste des interactions entre le système et les éléments de son environnement. La main guide le stylo pour écrire c’est une fonction. Mais on en découvre d’autre : le style doit résister à la bouche !

Avec la liste de toutes les fonctions, il reste à les caractériser et évaluer leur importance : autrement dit

  • caractériser la fonction : par exemple un stylo doit laisser une trace sur le papier : mais de quelle couleur ? de quelle épaisseur ? quelle est la longueur d’écriture, par exemple on veut un stylo avec une autonomie de 500 mètres avant recharge
  • prioriser les fonctions les unes par rapport aux autres : qu’est ce qui est prioritaire? qu’est-ce qui est souhaitable ? On peut par exemple coter les fonctions entre 0 et 9 ou bien les comparer les unes aux autres

N’oubliez pas : quand on caractérise les fonctions, on ne doit pas décrire quelle est la solution technique choisie, mais uniquement exprimer le besoin, c’est à dire les résultats attendus. Par exemple si on doit préciser que le stylo doit écrire 500 mètres on ne doit pas imposer un stylo à bille ou un stylo à encre. De cette manière l’équipe du projet sera libre de proposer des solutions innovantes comme la pyrogravure

Pour approfondir

Voici quelques thèmes de réflexion pour approfondir :

  • Quelles différences entre besoins explicites et besoins implicites ? Comment révéler les besoins implicites ?
  • Décrivez le cycle de vie d’un produit “grand public”
  • Quelles méthodes de travail en groupe pour prioriser les fonctions les unes par rapport aux autres ?

Échanges sur les thèmes proposés

  • Quelles différences entre besoins explicites et besoins implicites ? Comment révéler les besoins implicites ?
  • Décrivez le cycle de vie d’un produit “grand public”
  • Quelles méthodes de travail en groupe pour prioriser les fonctions les unes par rapport aux autres ?

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Un exercice d'application corrigé est également à votre disposition à droite.

Cahier des charges : un référentiel partagé

Le cahier des charges a deux grandes vocations : La première est d’accorder les parties prenantes sur les objectifs pour orienter l’effort de tous dans la même direction,

  • Pourquoi ? Dans l’entreprise chaque métier a son propre langage et/ou une culture différente, il faut donc établir un référentiel partagé.
    Ce référentiel permet de synchroniser les acteurs du projet
  • Le cahier des charges va ainsi permettre de formaliser les besoins en prenant l’avis de toutes les parties prenantes, pour s’assurer que tout le monde est convergent.

La deuxième vocation apparaît lors de la livraison. Le cahier des charges sert alors de cadre d’évaluation pour vérifier que la solution répond bien à ce qui était attendu, par exemple pour procéder à l’acceptation finale ou à la recette.

Les étapes

Évidemment, l’élaboration du cahier des charges intervient en début de projet.

Parfois c’est d’abord le commanditaire qui défini son besoin, parfois la première mission qui revient au chef de projet est clarifier les objectifs en organisant sa rédaction.

Mais “quel est le besoin” est toujours la question que l’on se pose pour commencer.

Une fois le Cahier des charges rédigé, il faut le valider. Cela demande souvent plusieurs allers-retours avec les personnes concernées.

Les parties concernées au premier chef sont :

  1. L’équipe de réalisation pilotée par le chef de projet, maître d’oeuvre
  2. Le commanditaire : on parle du client, du bailleur de fonds, du maître d’ouvrage (MOA).

Le commanditaire est souvent un client externe à l’entreprise, mais parfois c’est un responsable interne, par exemple quand le service informatique développe une application pour le service des ressources humaines

Il est très important de comprendre que le cahier des charges a un aspect contractuel :

  • Parfois il s’agit d’un contrat formel, par exemple si l’on suit le Code des Marchés publics, c’est une obligation légale de diffuser ce document qui sert ensuite à sélectionner le meilleur prestataire,
  • Parfois au contraire c’est un document interne à l’entreprise. Dans ce cas, il n’a donc pas de caractère légal, mais il reste la référence pour juger de la réussite du projet

Même si le Cahier des charges est validé en début de projet, ce n’est pas un document statique, dans la plupart des cas, il est mis à jour et renégocié tout au long du projet

Une variété de cahiers des charges

Nous le verrons, il existe une variété de formes de cahiers des charges : cela va des itérations rapides et très évolutives du développement agile jusqu’au document d’appel d’offre d’un grand projet qui est extrêmement précis et qui s’étale sur des centaines de pages.

Donc gardez en mémoire qu’il existe différents types de cahier des charges. Notamment il ne faut pas confondre :

  • Le cahier des charges fonctionnel qui décrit le besoin. c’est celui qui doit être fait en priorité dès le début du projet, voire avant le lancement
  • Le cahier des charges technique qui lui présente en détail la solution choisie, toutes les préconisations, les livrables précis attendus
Pour aller plus loin

Voici quelques thèmes de débat auxquels je vous propose de répondre sous cette vidéo :

  • Quelles sont les différences entre “commanditaire“ et “client” ?
  • Je vous ai proposé deux principales fonctions pour le cahier des charges “référentiel partagé” et “évaluation des livrables”. Pouvez-vous en trouver d’autres ?
  • Quels sont les événements qui peuvent conduire à renégocier un cahier des charges ?

Échanges sur les thèmes proposés

  • Quelles sont les différences entre commanditaire et client ?
  • À quoi sert un cahier des charges ? Je vous ai proposé deux principales fonctions pour le cahier des charges “référentiel partagé” et “évaluation des livrables”. Pouvez-vous en trouver d’autres ?
  • Dans le cours d'un projet, quels sont les événements qui peuvent conduire à renégocier un cahier des charges ?

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