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Cahier des charges : un référentiel partagé

Le cahier des charges a deux grandes vocations : La première est d’accorder les parties prenantes sur les objectifs pour orienter l’effort de tous dans la même direction,

  • Pourquoi ? Dans l’entreprise chaque métier a son propre langage et/ou une culture différente, il faut donc établir un référentiel partagé.
    Ce référentiel permet de synchroniser les acteurs du projet
  • Le cahier des charges va ainsi permettre de formaliser les besoins en prenant l’avis de toutes les parties prenantes, pour s’assurer que tout le monde est convergent.

La deuxième vocation apparaît lors de la livraison. Le cahier des charges sert alors de cadre d’évaluation pour vérifier que la solution répond bien à ce qui était attendu, par exemple pour procéder à l’acceptation finale ou à la recette.

Les étapes

Évidemment, l’élaboration du cahier des charges intervient en début de projet.

Parfois c’est d’abord le commanditaire qui défini son besoin, parfois la première mission qui revient au chef de projet est clarifier les objectifs en organisant sa rédaction.

Mais “quel est le besoin” est toujours la question que l’on se pose pour commencer.

Une fois le Cahier des charges rédigé, il faut le valider. Cela demande souvent plusieurs allers-retours avec les personnes concernées.

Les parties concernées au premier chef sont :

  1. L’équipe de réalisation pilotée par le chef de projet, maître d’oeuvre
  2. Le commanditaire : on parle du client, du bailleur de fonds, du maître d’ouvrage (MOA).

Le commanditaire est souvent un client externe à l’entreprise, mais parfois c’est un responsable interne, par exemple quand le service informatique développe une application pour le service des ressources humaines

Il est très important de comprendre que le cahier des charges a un aspect contractuel :

  • Parfois il s’agit d’un contrat formel, par exemple si l’on suit le Code des Marchés publics, c’est une obligation légale de diffuser ce document qui sert ensuite à sélectionner le meilleur prestataire,
  • Parfois au contraire c’est un document interne à l’entreprise. Dans ce cas, il n’a donc pas de caractère légal, mais il reste la référence pour juger de la réussite du projet

Même si le Cahier des charges est validé en début de projet, ce n’est pas un document statique, dans la plupart des cas, il est mis à jour et renégocié tout au long du projet

Une variété de cahiers des charges

Nous le verrons, il existe une variété de formes de cahiers des charges : cela va des itérations rapides et très évolutives du développement agile jusqu’au document d’appel d’offre d’un grand projet qui est extrêmement précis et qui s’étale sur des centaines de pages.

Donc gardez en mémoire qu’il existe différents types de cahier des charges. Notamment il ne faut pas confondre :

  • Le cahier des charges fonctionnel qui décrit le besoin. c’est celui qui doit être fait en priorité dès le début du projet, voire avant le lancement
  • Le cahier des charges technique qui lui présente en détail la solution choisie, toutes les préconisations, les livrables précis attendus
Pour aller plus loin

Voici quelques thèmes de débat auxquels je vous propose de répondre sous cette vidéo :

  • Quelles sont les différences entre “commanditaire“ et “client” ?
  • Je vous ai proposé deux principales fonctions pour le cahier des charges “référentiel partagé” et “évaluation des livrables”. Pouvez-vous en trouver d’autres ?
  • Quels sont les événements qui peuvent conduire à renégocier un cahier des charges ?

Échanges sur les thèmes proposés

  • Quelles sont les différences entre commanditaire et client ?
  • À quoi sert un cahier des charges ? Je vous ai proposé deux principales fonctions pour le cahier des charges “référentiel partagé” et “évaluation des livrables”. Pouvez-vous en trouver d’autres ?
  • Dans le cours d'un projet, quels sont les événements qui peuvent conduire à renégocier un cahier des charges ?

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