Le PDCA pour être efficace en équipe

Créez et partagez le PDCA d’une action que vous avez menée

Cet exercice se déroule sur le MOOC Gestion de projet “perfectionnement inscription gratuite

Dans un projet, il y a des moments importants : les réunions où l’on prend des décisions ensemble.

Et puis ensuite, quoi ?

Ensuite il faut se mettre au travail : chacun qui doit avancer de son côté. C’est là qu’il y a souvent un problème : dans le lien entre le fait de prendre des décisions, et de les concrétiser réellement

Alors pour s’assurer que l’on ne fait pas que décider sans rien accomplir derrière, je vous propose de revenir sur le cycle d’action : le PDCA.

En français et en anglais
  • Planifier,
  • Développer,
  • Contrôler
  • Ajuster

en anglais Plan-Do-Check-Act

le PDCA c’est une méthode de management itérative - en 4 étapes, donc -. Quatre étapes que je vous propose maintenant de parcourir avec moi.

Plan : préparer

La première étape, c’est Plan : préparer, planifier. Disons tout de suite que c’est l’étape la plus importante : en gestion de projet il n’y rien de plus vital que de réfléchir et de fixer des objectifs avant d’agir.

Typiquement cela se déroule en trois phases :

  1. Identification du problème à résoudre (par exemple à l'aide du QQOQCCP, du brainstorming ou d’outils de priorisation comme le Pareto)
  2. Comprendre les causes (par exemple avec un diagramme d'Ishikawa ou la méthode des cinq pourquoi) 
  3. Une fois que l’on a compris le problème, rechercher les solutions avec établissement d'un plan d’action.

Si vous voulez approfondir ces questions, des ressources sont à votre disposition gestiondeprojet.pm/resolution-de-problemes

Do : développer

La phase deux, c’est réaliser, mettre en œuvre, développer : en anglais “do”. Donc fabriquer le prototype, dérouler le changement prévu, écrire le code du logiciel, faire des tests...

Dans cette phase c’est chacun qui travaille de son côté en suivant le plan prévu.

Pas grand-chose de plus à dire sur cette partie, sinon deux recommandations.

  1. attention à “l’effet tunnel” il ne faut jamais rester trop longtemps sans faire le point !
  2. agir cela ne veut pas dire uniquement “faire”, il faut également penser à collecter les données, les indicateurs qui permettent de suivre l’avancement .. et de passer à la séquence suivante
Check : contrôler

Dans la phase 3, on vérifie ce qui a été fait C’est ce que les débutants oublient : prendre une décision c’est bien, agir c’est mieux !
.. mais après l’action, il faut reboucler à la date convenue et vérifier que ce qui a été prévu est livré.

Dans cette phase, on va donc contrôler que la solution mise en place résout le problème ou que le livrable attendu fonctionne bien…

Pour cela on fait de l’analyse des écarts : comparer le prévu et le réalisé, avec des informations solides.

Alors il faut dédramatiser : tout ne s’est pas passé pas comme prévu .. et c’est normal ! Par contre c’est important de le constater pour passer à séquence suivante

Act : ajuster

Dernière étape : ajuster, améliorer, act en anglais

Act c’est tirer les conclusions pour pouvoir continuer.
Autrement dit, à partir du constat que l’on vient de faire on va reprendre le cycle en capitalisant la connaissance acquise.

Cette étape amène donc de nouveaux objectifs, une nouvelle planification à établir.

Quelques questions récurrentes :

Maintenant que nous avons vu en détail l’utilité du PDCA sur un projet, revenons sur quelques questions récurrentes.


Tout d’abord, on me demande souvent si le PDCA est utilisé dans d'autres domaines que la gestion de projet ?
Oui ! À l’origine c’est un outil d’amélioration de la qualité. Pour ceux qui connaissent le Six Sigma : son analogue s’appelle le DMAIC : Define, Measure, Analyze, Improve, Control

.. et avant cela remarquez que le PDCA est basé sur la méthode scientifique : hypothèse - expérience - analyse des résultats.

 

Parcourt-on un un grand cycle ou plusieurs petits ?

Bonne question ! Si on veut éviter l’effet tunnel avec un cycle trop long sans étape de contrôle, il est préférable de faire des itérations courtes avec des tests à petite échelle, et des retours rapides

donc ce que l’on vise ce n’est pas cela ... (dérouler un cycle)
mais plutôt ceci (dérouler tous les petits cycles)

 

Existe t-il des variantes au PDCA ?

Alors la paternité du PDCA est attribuée à Shewhart (on l’appelait à l'origine le cycle de Shewhart), mais c’est Deming qui l’a popularisée, et Deming a proposé une variante : il trouvait que le check était trop sévère donc il a proposé le PDSA plan-do-study-act.

Donc study c’est étudier/analyser plutôt que contrôler, comme dans la démarche scientifique.

Une autre variante s’appelle OPDCA. L'ajout de "O" signifie l'observation et donc on commence par étudier la situation actuelle

Avant de terminer, je vous propose quelques questions et activités

  • Pouvez-vous partager le PDCA d’une action que vous avez menée ?
  • Je vous propose quelques exemples en commentaire de cette vidéo, pouvez-vous ajouter vos commentaires à l’un de ces exemples ?

Que pensez-vous de de ces PDCA ? Pouvez-vous ajouter vos commentaires à l’un d’eux ?

One Comment

  1. Je salue cette initiative de perfectionnement. Outre le Parcours par équipe GdP Lab, je pense que c’est une boufée d’air pour les apprenants qui souhaitent se perfectionner vu que la probabilité de trouver un emploi après la formation, et renchérir ses compétences et son expérience, laisse à désirer.
    GdP Lab + GdP Perfectionnement = optimisation de compétences et expérience

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