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La matrice RACI pour définir les responsabilités

la matrice RACI pour définir les responsabilités

Exercice avancé : Choisissez un projet que vous connaissez et élaborez la matrice RACI qui lui correspond

Qui fait quoi dans un projet ?

Préciser les rôles et se les répartir c’est souvent le grand défi.

Pour le résoudre je vais vous présenter la matrice des responsabilités, que l’on appelle la matrice R.AC.I. : Elle permet d’éviter les erreurs de communication en formalisant les rôles et les responsabilités pour chaque lot de travail.

Quel est le principe ?

Dans la préparation du déroulement de votre projet, vous commencez toujours par établir deux diagrammes.

  • Le premier c’est l’organigramme des tâches que l’on appelle également WBS : work breakdown structure. C’est la liste des tâches à accomplir : ce que l’on appelle les lots de travail ou work packages
  • Le deuxième c’est le Diagramme des responsabilités (ou OBS : organization breakdown structure).

La matrice RACI relie ces deux éléments du projet en spécifiant quatre principaux types de responsabilités : celui qui réalise, celui qui a l’autorité, la personne qui conseille et celle qui est informée.

Comment concevoir une matrice RACI ?

Pour fabriquer une matrice RACI, on place :

  • en ligne d’abord les lots principaux, puis on détaille chaque sous-lot
  • en colonne, les intervenants

ensuite une réunion générale permet de spécifier le “qui fait quoi” pour chaque ligne.

 

Quels sont les 4 types de responsabilités ?
  • Les R sont les membres opérationnels, ceux qui réalisent ce lot de travail. Ce sont eux qui accomplissent le travail. En anglais “Responsible”.
  • Le A c’est l’autorité, celui qui doit rendre des comptes. En anglais “Accountable”. Le A s’organise comme il veut avec les autres intervenants, mais si le travail n’est pas fait, c'est lui qui assume.
  • Avant de lancer une tâche, on va mettre toutes les chances de son côté en consultant certaines personnes : généralement des experts qui détiennent une compétence. Ils vont apporter les conseils indispensables pour réussir ce lot de travail.
  • Enfin, le I, ce sont ceux qui doivent être tenus informés parce qu’ils sont concernés. Mais ils n'exercent pas un rôle direct : on avance sans attendre de retour de leur part.
Peut-on cumuler les rôles d’une matrice RACI ?

Peut-on cumuler les rôles d’une matrice RACI ?

Suivez-moi bien : la règle c’est que pour chaque action, il doit y avoir un et un seul A et au moins un R.

cela veut dire :

  • qu’il y a une personne bien définie qui est responsable : un et un seul A. Cela ne veut pas dire qu’elle ne peut pas déléguer, mais c’est elle l’autorité finale. Attention : “Plusieurs autorités égal pas de autorités”
  • cela veut dire aussi qu’il faut au minimum une personne pour faire le travail : au moins un R
  • Sur une petite tâche il se peut qu’un seul acteur assume à la fois A et R.
Existe-t-il des variantes ?

Oui il y a de très nombreuses variantes, attention ! Par exemple pour l’anglais PARIS, PACSI, RASCI, RACI-VS, CAIRO, RAPID...

et les termes derrière les initiales peuvent être différents : on voit souvent des inversions du R et du A.


Alors je vous propose cette version :

  • R: Réalise,
  • A : Autorité,
  • C : Conseille,
  • I : Informé

parce qu’elle marche en français

et en anglais :

  • R : responsible.
  • A : Accountable
  • C : Consulted.
  • I : Informed.

c’est la version la plus souvent utilisée dans le PMI. Mais attention précisez toujours les acronymes à côté du tableau !

Quelques conseils pour concevoir votre RACI
  • Allez au plus simple : une seule autorité : vous ne voulez pas avoir deux personnes qui conduisent la même voiture en même temps.
  • des tâches simples et claires avec une équipe resserrée pour les réaliser donc pas trop de R
  • ne pas multiplier les C. Il est très important de mettre toutes les chances de son côté avant l’action, mais plus on consulte plus on ralenti. Il faut donc trouver un équilibre et consulter uniquement les bonnes personnes.
  • pour le I c’est plus simple : gardez les acteurs du projet régulièrement informés, sinon on vous reprochera de mal communiquer

 

Ce qu’il faut retenir

Si vous avez bien élaboré - en concertation - la matrice RACI, vous aurez des décisions rapides et une charge de travail bien répartie. Cet outil est particulièrement pertinent pour des projets complexes afin de limiter les chevauchements.

Cela permet également de bien déléguer des tâches : chacun connaît ainsi son périmètre d'action et de responsabilité.

Il est également possible de combiner la matrice RACI avec un PDCA en mettant ce dernier en ligne et en précisant quels rôles interviennent à chaque phase du cycle d’action

Mais quelles sont les limites ?

La principale c’est que la matrice RACI clarifie la répartition des rôles, mais pas les actions précises. Autrement dit, elle ne suffit pas, il faut la combiner avec le PDCA, d’ailleurs c’est cette question que je vous propose pour commencer

  • En reprenant le PDCA, quelle est sa correspondance générale avec la répartition des R A C I ?
  • Autre question Choisissez un projet que vous connaissez et élaborez la matrice RACI qui lui correspond

Exercice court : présentez la matrice RACI d'une action PDCA 

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