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Cahier des charges : Modèle de document

Modèle de Cahier des charges

Que contient un cahier des charges fonctionnel ?

Je vous propose de parcourir avec moi un modèle générique, qui se décompose en 4 grandes parties.

  1. Préciser l’équipe de rédaction et la gestion des versions
  2. Cadrage
  3. Expression détaillée du besoin
  4. Livrables

Excusez-moi par avance si nous allons trop rapidement, mais le but ici est de parcourir avec vous l’ensemble du document, et ce document sera ensuite mis à votre disposition. Et donc vous pourrez l’explorer vous-même.

Première partie : équipe de rédaction et gestion des versions

La première partie du cahier des charges spécifie l’équipe de rédaction du document et la gestion des versions.

Le cahier des charges est un document évolutif et sur lequel interviennent de nombreux acteurs, il faut donc préciser :

  • Les auteurs de ce cahier des charges qui constituent le groupe d’expression du besoin dont nous avons parlé précédemment
  • Il faut aussi préciser l’historique des modifications et révisions du document. Sur la version “fichier” du document, il est très pratique d’activer le suivi des modifications : comme cela on distingue facilement les évolutions d’une version à l’autre.
  • Enfin l’aspect contractuel impose des validations par le commanditaire après chaque mise à jour. On pourra ainsi recueillir ces validations en ajoutant une colonne dédiée aux commentaires et éventuelles réserves
Deuxième partie : le cadrage
La partie du cadrage débute par un récapitulatif de la demande, des projets dont on peut récupérer l’expérience et de ce que l’on connaît sur ce qui fonctionne .. ou pasLe cadrage se prolonge par un tour d’horizon des attendus du projet : les différents livrables, le périmètre qui sépare ce qui est modifiable par le projet et ce qui ne l’est pas en allant jusqu'aux contraintes qui sont imposées
Troisième partie : La définition du besoin

La séquence qui suit est la plus longue du cahier des charges : c’est l’expression détaillée du besoin que nous avons décrite précédemment elle se déroule en 3 temps.

  • L’inventaires des phases du cycle de vie et de l’environnement du système
  • La liste des fonctions/services attendus dans chaque cas
  • .. et la caractérisation de chaque fonction avec son importance
Quatrième partie : la définition du budget et des délais de livraison
Enfin le cahier des charges fonctionnel se conclut sur le recueil des informations complémentaires), notamment ce qui concerne les échéances impératives et de budget. Celles-ci ne sont pas “naturellement” traitées dans les fonctions, il faut donc parfois penser à les spécifier à la fin du document. Attention toutefois : il ne s’agit pas de faire la planification ou de déterminer le budget du projet, mais uniquement d’exprimer le besoin !
Conseils

Je viens de vous présenter ce que, selon moi, doit contenir un cahier des charges fonctionnel, mais si c’est un guide sur le contenu, il n’existe en réalité pas de modèle unique : au contraire, il faut savoir s’adapter, par exemple selon les métiers.

Pour moi ce qui compte même s’il y a une variété de manières de faire c’est de garder au cahier des charges sa vocation centrale : explorer et formaliser le besoin de manière exhaustive pour permettre ensuite au projet de démarrer dans les meilleures conditions possibles.

Si vous devez rédiger un cahier des charges quelques derniers conseils :

Il y a des erreurs à éviter, par exemple il ne faut pas utiliser le cahier des charges pour développer des éléments qui ont leur place ailleurs, dans les autres documents que sont la charte de projet et le plan de projet. Par exemple, si vous avez une analyse SWOT à conduire avant de commencer le projet, c’est très utile, mais c’est dans la charte de projet qu’elle a sa place.

Grâce au cahier des charges, vos interlocuteurs vont bien comprendre les objectifs du projet. S’ils pensent que vous vous trompez ou que vous oubliez un aspect, ils pourront vous le dire.

Les lecteurs du cahier des charges seront aussi en position d’estimer la charge de travail réelle, et le coût pour réaliser chaque fonction. Il y a une règle d’or : soyez le plus précis possible dans votre expression du besoin. Ne partez jamais du principe que des besoins “vont de soi” ou sont “sous-entendus”. Un cahier des charges doit être exhaustif et ne rien oublier, sinon les conséquences peuvent être graves pendant le projet.

N’oubliez pas qu’il s’agit de préciser le besoin, mais ce n’est pas à vous de décider des solutions techniques. Au contraire : la meilleure chose à faire c’est de laisser de la marge de manœuvre dans la réalisation aux fournisseurs afin de leur imposer une obligation de résultat. Ce sera donc à eux d’être les plus efficaces possibles

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