Cahier des charges : Rédiger

Le responsable de l’élaboration du cahier des charges est la plupart du temps le chef de projet.
Comment doit-il procéder ? Quelles sont les étapes ? Voici les 4 étapes de travail.

Prendre connaissance des informations

Dans un premier temps, le chef de projet prend connaissance des documents existants (typiquement la charte de projet). Cela lui permet, pour démarrer, d’assimiler rapidement l’ensemble des informations déjà disponibles sur le sujet.
Le plus important à ce stade est d'identifier toutes les parties prenantes du projet.


Il y a trois grandes catégories de parties prenantes :

  1. Ceux qui sont les initiateurs du projet : ce sont eux qui payent, et donc ils ont souvent le dernier mot, ils ont le pouvoir de démarrer mais aussi d’arrêter le projet : on parle de Client, maître d’ouvrage, financeur et la terminologie la plus générale est celle que j’utilise ici : je parle de commanditaire.
  2. Deuxième catégorie : le chef de projet doit reconnaître et parfois recruter lui-même les membres son équipe. Elle peut être constituée de collaborateurs affectés sur le projet (à temps plein ou en partie), mais également de prestataires ou de consultants
  3. La dernière catégorie de parties prenantes est à la fois la plus importante et la plus délicate à impliquer : on peut les définir par la négative “ni équipe-projet, ni commanditaire” ce sont les utilisateurs finaux du livrable, la population-cible dans un projet de développement, mais aussi des acteurs indirects comme par exemple la personne qui sera chargée de la réparation ou de la maintenance du livrable. Ou bien se sont des des acteurs qui sont opposés au projet. Si l’on prend l’exemple d’un projet routier, il s’agirait des habitants riverains qu’il va falloir expulser pour construire la route. Alors je vous le concède : on ne va pas nécessairement inviter un opposant acharné dans le groupe d’expression du besoin, mais il faut penser à diversifier au maximum les participants.
Constitution de l'équipe de rédaction

Après ce premier tour et dans un deuxième temps, le chef de projet va constituer le groupe qui va rédiger avec lui le cahier des charges

pour cela :

  • sur le besoin : il fait une recherche d’antériorité y-a t-il eu des enquêtes, un recueil du besoin sur des sujets proches ? si ou bien entendu, il faut s’appuyer sur cet existant
  • sur la manière de mener le projet : Il cherche les projets similaires. Existe t-il en ce moment des projets comparables ? Ou des projets passés et dans ce cas a t-on des retours d'expériences, des post-mortem ? Peut-on accéder à la documentation du projet, rencontrer les anciens membres de l’équipe ?

A partir de tous ces éléments, il doit constituer un groupe de travail efficace et représentatif. La mission de ce groupe de travail est de formaliser l'expression de besoin en rédigeant le cahier des charges.

  • En constituant ce groupe, son but est d’avoir une approche à la fois diversifiée (opinions et éclairage variés sur le sujet)
  • .. et en profondeur. Il peut également recruter dans le groupe d’expression du besoin des personnes-ressources qui ne sont pas partie prenantes au projet : par exemple des experts.
Animer le groupe d’expression du besoin

Comment piloter le groupe d’expression du besoin ? Vous vous souvenez des trois étapes de l’élaboration du cahier des charges ? :

  • Il faut définir le périmètre du projet
  • Suivre le cycle de vie et identifier les cas d’utilisation
  • ... et enfin lister les fonctions attendues, les caractériser et les prioriser

 

Pour cela il va assumer le rôle d’animateur :

  • Planifier les rencontres qui mobilisent des acteurs de différents métiers, différents services. Pour animer les réunions, il va devoir trouver les méthodes et les outils de travail adaptés
  • Clarifier les rôles : qui contribue, qui va décider ou trancher en cas de désaccord
Rédaction d’une première version du cahier des charges

À partir du travail du groupe d’expression du besoin et dans un troisième temps, le chef de projet rédige une première version du cahier des charges. Cette version est relue avec les acteurs, elle est affinée, amendée et on publie des versions améliorées successives

Dans cette rédaction du cahier des charges, l’erreur la plus courante et la plus grave est d’oublier des fonctions. C’est souvent ce qui arrive quand on fait l’impasse sur de cas d’utilisation cela conduit à omettre des fonctions dont on s'aperçoit trop tard qu’elles étaient importantes.

Alors le problème c’est : si l’étude du besoin a été exhaustive, des fonctions on peut en avoir beaucoup. Mais il ne faut pas oublier qu’elles doivent être priorisées, donc on est exhaustif, on n’oublie rien, mais on sait ce qui est indispensable, le qui est important et ce qui l’est moins.

Le but est de lister les attendus, (tous les attendus matériels et immatériels) mais aussi les tous les paramètres, les contraintes pour réaliser le projet.

Soumettre le cahier des charges à validation

Lorsque le cahier des charges est satisfaisant, vient un quatrième temps : celui où le chef de projet soumet le cahier des charges à la validation officielle du commanditaire. A ce stade, il peut y avoir encore des demandes de clarification : du côté du commanditaire (qui souvent va ajouter ou préciser ses besoins) mais aussi du côté du chef de projet, qui en contrepartie va demander des moyens accrus, notamment plus de budget et plus de collaborateurs.

Et là une étape importante est franchie : une fois que le cahier des charges est validé, on passe à l’action suivante, qui est le début de la réalisation du projet.

Alors attention, on pourrait penser que pendant la réalisation du projet, le cahier des charges est figé puisqu'il a été signé, dans la réalité et dans la plupart des cas il n’en est rien. Un projet est toujours un saut dans l’inconnu et donc il faut s’attendre découvrir en route des imprévus donc à des évolutions et des renégociations du cahier des charges.

En conséquence par la suite le cahier des charges pourra évoluer et parfois on assiste à une remise en question plus radicale avec une redéfinition du périmètre du projet ou de son budget, voire un arrêt anticipé du projet.

L’expression du besoin est le cœur du cahier des charges, dont nous allons maintenant découvrir l’organisation.

Pour approfondir

Nous avons suivi ensemble les 4 étapes du travail permettant de développer un cahier des charges

Voici quelques thèmes de discussion sur cette partie :

  • Quelles sont les erreurs “naturelles” quand on constitue un groupe d’expression du besoin ?
  • Que se passe t-il lorsque l’on oublie une phase du cycle de vie dans l’expression du besoin, donnez des exemples ou des expériences vécues
  • Imposer des solutions techniques, pourquoi faut-il l’éviter ?

Échanges sur les thèmes proposés

  • Quelles sont les erreurs “naturelles” quand on constitue un groupe d’expression du besoin ?
  • Que se passe t-il lorsque l’on oublie une phase du cycle de vie dans l’expression du besoin, donnez des exemples ou des expériences vécues
  • Imposer des solutions techniques dès le cahier des charges fonctionnel, pourquoi faut-il l’éviter ?

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